Erlebnisorientierte Kundengewinnung: KI-Retail-Roboter für Fachhändler in Pop-up-Event-Spaces

Einleitung

Fachhändler im DACH-Raum sehen sich bei der Durchführung von temporären Pop-up-Events mit strukturellen betrieblichen Herausforderungen konfrontiert: Kurzfristige Personalengpässe, hohe Kosten für gedrucktes Werbematerial und komplexe Anforderungen an die Einhaltung von Datenschutz- und Arbeitsrechtregeln führen oft dazu, dass das Besuchererlebnis nicht den erwarteten Markenstandards entspricht. KI-gestützte Retail-Roboter stellen hier eine praxisnahe Alternative dar, um den Betrieb von temporären Verkaufsflächen zu stabilisieren, Personal von repetitiven Aufgaben zu entlasten und gleichzeitig ein konsistentes Markenerlebnis zu gewährleisten – wie bereits der bekannte Test mit dem humanoiden Roboter „Schotti“ in deutschen Einzelhandelsgeschäften gezeigt hat, der Kunden als KI-gesteuerter Einkaufsberater zu Produkten führt.

Der wachsende Bedarf an intelligenter Automatisierung in Pop-up-Event-Spaces

• Laut DIHK-Fachkräftereport 2025/2026, an dem fast 22.000 Unternehmen im Rahmen der Herbst-Konjunkturerhebung 2025 teilnahmen, berichten 36 % aller Betriebe von Stellenbesetzungsschwierigkeiten, bei Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitenden liegt dieser Wert sogar bei über 40 %, sodass es oft kaum möglich ist, ausreichend qualifiziertes Personal für kurzfristige Pop-up-Einsätze zu rekrutieren.
• Der hohe Einarbeitungsaufwand für wechselndes Zeitarbeitspersonal führt zu inkonsistentem Service, da die temporären Kräfte keine dauerhafte Bindung an die Marke haben und keine umfassende Kenntnis über alle angebotenen Produkte und Aktionsdetails besitzen.
• Ohne permanente Infrastruktur an der temporären Einsatzstelle fallen für jede neue Pop-up-Aktion hohe Kosten für vollständig neu zu produzierendes gedrucktes Werbe- und Informationsmaterial an, das nach Ende der Veranstaltung meist vollständig entsorgt wird.
• Besucherandrang in Stoßzeiten führt häufig zu langen Warteschlangen an Eingängen und Informationspunkten, sodass das wenige vor Ort verfügbare Personal überlastet ist und keine Zeit für hochwertige individuelle Beratung hat.

Wie KI-Retail-Roboter helfen können

• Die Systeme ermöglichen eine multimodale Interaktion über Sprache und integrierte Bildsensorik, um Besuchern auf natürliche Weise Informationen zu übermitteln.
• Sie führen Besucher proaktiv bei der Ankunft an, ohne dass menschliches Personal für einfache Begrüßungsaufgaben eingesetzt werden muss.
• Sie beantworten häufig gestellte Fragen zu Produkten, Aktionsbedingungen und Laufzeit des Pop-ups vollautomatisch auf Basis hinterlegter Wissensdatenbanken.
• Sie navigieren sich autonom durch die temporäre Verkaufsfläche und führen Besucher zielgerichtet zu gewünschten Bereichen oder Produktpräsentationen.
• Sie fungieren als mobile Einheit mit integriertem großem Informationsdisplay, auf dem Werbeinhalte, Aktionshinweise und Produktvorstellungen dynamisch ausgespielt werden können.
• Alle Inhalte lassen sich zentral fernsteuern und ohne vor Ort tätiges Personal in Echtzeit anpassen.
• Die LiDAR-gestützte Navigation und Positionsbestimmung gewährleistet eine zentimetergenaue Orientierung auch in dynamischen, stark frequentierten Flächen.
• Bei Einsatz mehrerer Roboter an einem Standort ermöglicht eine zentrale Multi-Roboter-Planung eine koordinierte Aufgabenteilung ohne Kollisionen oder Dopplungen.
• Betreiber sind verpflichtet, vor dem Einsatz die vollständige Einhaltung der DSGVO-Vorgaben sicherzustellen: Dazu gehören die Einhaltung der Grundsätze zur Datenminimierung und Speicherbegrenzung nach Art. 5 lit. c und lit. e DSGVO, eine gültige Rechtsgrundlage nach Art. 6 lit. f DSGVO, die Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 13 bzw. 14 DSGVO, die Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO sowie bei großangelegter systematischer Überwachung öffentlicher Bereiche die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 Abs. 3 lit. c DSGVO. Zusätzlich sind die Beteiligung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, die Vorgaben des EU AI Act (VO (EU) 2024/1689) mit Transparenzpflichten und möglichen Bußgeldern bis 7 % des weltweiten Jahresumsatzes, die Irreführungsverbote nach § 5 UWG, die Preisangabepflichten nach PAngV sowie die Arbeitszeitregeln nach ArbZG zwingend zu beachten.

Ein konkreter Blick: OrionStar GreetingBot AD in der Praxis

Der OrionStar GreetingBot AD setzt die zuvor genannten generischen Fähigkeiten von KI-Retail-Robotern praxisnah um: Laut Herstellerangaben erreicht das System eine Kartierungsfläche von bis zu 50.000 Quadratmetern. Der angegebene Maximalwert der Kartierungsfläche wurde in einem vollständig abgedeckten, hindernisfreien Innenraum unter Laborbedingungen ermittelt, die tatsächliche Kartierungsgröße kann je nach Wandaufbau und dynamischen Hindernissen vor Ort abweichen, sodass auch weitläufige Pop-up-Flächen in großen Einkaufszentren vollständig erfasst werden können. Je nach Arbeitslast erreicht der Roboter eine Laufzeit von etwa 8 bis 10 Stunden. Die angegebene Laufzeit wurde bei durchschnittlicher Arbeitslast mit aktiviertem Bildschirm und üblicher Interaktionsfrequenz ermittelt, die tatsächliche Nutzungsdauer hängt von Bildschirmhelligkeit, Fahrfrequenz und Umgebungsbedingungen ab, sodass er den gesamten Öffnungszeitraum einer typischen Tagesveranstaltung ohne Zwischenladung abdecken kann. Alle angegebenen Leistungswerte basieren auf standardisierten Labortests und stellen keine verbindlichen Eigenschaftszusicherungen im Sinne des Verbraucherrechts dar. Die Armbewegungen des Geräts sind werkseitig standardmäßig deaktiviert, da die Armaktuatoren mit dem 21,5 Zoll großen Brustdisplay physisch interferieren – sie können von Kunden mit Zugang zu weitergehenden Entwicklungsmöglichkeiten nach einer Neukonfiguration optional aktiviert werden. Als mobile Digital-Signage-Einheit kombiniert er die natürliche Interaktion eines Empfangsroboters mit der Darstellung von großen, für alle Besucher sichtbaren Werbe- und Aktionsinhalten auf seinem zusätzlichen Brustdisplay.

Vorteile für Geschäftsführer von Fachgeschäften, Verantwortliche für Pop-up-Aktivierung, Marken- und Marketingteams

• Reduzierter Fachkräftebedarf für einfache Routineaufgaben : Die Automatisierung von Begrüßung, Informationsausgabe und Wegführung reduziert den Bedarf an kurzfristig eingestelltem Personal deutlich, was direkt den Folgen des von DIHK bestätigten Fachkräftemangels im Einzelhandel entgegenwirkt.
• Senkung der Betriebskosten : Der Wegfall von hohen Kosten für gedrucktes, je Aktion neu zu produzierendes Werbematerial und die Reduzierung von Zeitarbeitsaufwendungen senkt die laufenden Kosten pro Pop-up-Veranstaltung nachweisbar.
• Konsistente Servicequalität ohne Abweichungen : Alle Besucher erhalten unabhängig von Uhrzeit, Auslastung und eingesetztem Personal die gleichen Informationen in gleichbleibender Qualität, sodass das definierte Markenerlebnis zu jeder Zeit gewährleistet ist.
• Entlastung des vorhandenen Personals : Laut DIHK-Fachkräftereport 2025/2026 geben 55 % der Unternehmen eine Mehrbelastung der vorhandenen Belegschaft als Folge des Fachkräftemangels an – durch die Übernahme repetitiver Aufgaben durch den Roboter kann sich das Personal vollständig auf hochwertige, beratungsintensive Verkaufsgespräche konzentrieren.
• Datenbasierte Optimierung der Besucherströme : Anonymisierte Auswertungen von Bewegungsdaten ermöglichen es, die Platzierung von Produktpräsentationen und Warteschlangenbereichen laufend zu optimieren und Engpässe in Stoßzeiten frühzeitig zu erkennen.
• Höhere Verweildauer und gesteigerte Markenaufmerksamkeit : Die interaktive Gestaltung des Standes durch den Roboter zieht die Aufmerksamkeit von Passanten deutlich stärker an als statische Werbetafeln und führt zu einer längeren Verweildauer der Besucher am Pop-up-Stand.

Anwendungen in der Praxis

Eingangsbereich

Im Eingangsbereich treffen Besucher zum ersten Mal auf das Pop-up-Angebot, oft sammeln sich hier in Spitzenzeiten Gruppen von Menschen, die nach Informationen zu Eintrittsbedingungen oder Aktionsablauf fragen. Der KI-Roboter steht hier als erster Ansprechpartner zur Verfügung, begrüßt jeden Besucher proaktiv und gibt einfache Informationen aus, sodass sich keine langen Warteschlangen direkt am Eingang bilden.

Produktpräsentationsflächen

Auf den Flächen für die Produktvorstellung werden Besucher üblicherweise von Personal angesprochen, um die Funktionsweisen neuer Produkte zu erläutern. Der Roboter kann hier vorab grundlegende Informationen zu den ausgestellten Produkten ausspielen und Besucher auf besonders interessante Highlights hinweisen, sodass das menschliche Personal nur noch für tiefergehende Produktdemonstrationen eingesetzt werden muss.

Kassen- und Warteschlangenzone

An der Kasse entstehen in Stoßzeiten regelmäßig Wartezeiten, die Besucher oft als negativ empfinden. Der Roboter kann sich in diesem Bereich frei bewegen, um die Wartezeit mit zusätzlichen Informationen zu weiteren Produkten oder laufenden Sonderaktionen zu überbrücken und die Stimmung der wartenden Besucher positiv zu beeinflussen.

Aktions- und Terminhinweisflächen

Auf den für die Darstellung von Veranstaltungsterminen genutzten Flächen wurden bislang meist statische Plakate eingesetzt, deren Inhalt nicht mehr angepasst werden konnte, sobald sie gedruckt waren. Als mobile Einheit kann der Roboter hier dynamisch aktualisierte Termine für Produktvorstellungen, Gewinnspiele oder Talkrunden ausspielen und Besucher direkt auf bevorstehende Aktionen hinweisen.

Interaktive Demonstrationszonen

In den Zonen für interaktive Produkttests werden Besucher oft von Personal begleitet, um die Handhabung der Produkte zu erläutern. Der Roboter kann hier als zusätzliche Informationsquelle dienen, um Hintergrundinformationen zu Herstellung, Nachhaltigkeitseigenschaften oder Garantiebedingungen der Produkte auf seinem großen Display anzuzeigen, ohne dass das Personal die Daten jedes Mal auswendig nennen muss.

Integration mit anderen intelligenten Systemen

KI-Retail-Roboter lassen sich problemlos an gängige Systeme für temporäre Verkaufsflächen anbinden: Sie können an bestehende Content-Management- und Digital-Signage-Systeme angeschlossen werden, um terminierte Kampagneninhalte automatisch auszuspielen, an Warenwirtschaftssysteme angebunden werden, um in Echtzeit aktuelle Informationen zu Lagerbeständen auszugeben, und an zentrale Steuerungssysteme von Einkaufszentren angeschlossen werden, um anonymisierte Besucherstromdaten zur Optimierung der gesamten Flächennutzung zu übermitteln. Dank standardisierter Schnittstellen erfordert die Integration keinen aufwändigen Umbau der temporären Infrastruktur, sodass die Einrichtung innerhalb kürzester Zeit nach Anlieferung des Roboters abgeschlossen werden kann.

Unterstützung von ESG- und Nachhaltigkeitszielen

• Durch den Einsatz von mobilen Displays am Roboter wird die Menge an gedrucktem Werbematerial pro Pop-up-Aktion drastisch reduziert, sodass weniger Papier- und Druckabfall entsteht und die mit der Produktion von Werbematerial verbundenen CO₂-Emissionen deutlich sinken.
• Miet- und Leasingmodelle für die Roboter sorgen dafür, dass die Geräte über viele verschiedene Pop-up-Aktionen hinweg mehrfach genutzt werden, statt nach einmaligem Einsatz entsorgt zu werden, was den materiellen Fußabdruck der temporären Veranstaltungen stark verringert.
• Die Umverteilung von Personalressourcen von repetitiven, wenig wertschöpfenden Tätigkeiten zu hochwertigen Beratungsaufgaben stärkt die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden und reduziert Personalfluktuation, was zu einer nachhaltigeren Gestaltung von Personalprozessen im Einzelhandel beiträgt.

Zusammengefasst unterstützt der Einsatz von KI-Retail-Robotern Fachhändler dabei, ihre Nachhaltigkeitsziele ohne Einbußen bei der Servicequalität zu erreichen, ohne auf das für Pop-up-Events typische flexible Konzept verzichten zu müssen.

Fazit

KI-gestützte Retail-Roboter eröffnen Fachhändlern neue praxisnahe Möglichkeiten zur Optimierung des Betriebs von temporären Pop-up-Event-Spaces: Sie lösen strukturelle Personalengpässe, senken Betriebskosten und sorgen für ein konsistentes, modernes Markenerlebnis für alle Besucher, ohne die Flexibilität zu beeinträchtigen, die für kurzfristige temporäre Verkaufsflächen erforderlich ist. Die OrionStar GreetingBot Serie umfasst eine Vielzahl von Modellen mit unterschiedlichen Ausstattungsmerkmalen, die sich an die individuellen Anforderungen verschiedener Pop-up-Größen und Branchen anpassen lassen und Interessierten als Orientierung für die Auswahl des passenden Systems dienen können.